5 Tipps für eine erfolgreiche
Verhandlung mit dem Einkauf
Mehr und mehr große Unternehmen kaufen Leistungen von Agenturen über zentrale Einkaufsabteilungen. Keine neue Entwicklung. Aber letztlich eine Entwicklung, die so mancher Agentur Kopfzerbrechen bereitet. So ginge es in diesen Verhandlungen ja lediglich um Kosten- und Preisdrückerei. Agenturen möchten sich aber keinesfalls als Kostenfaktor sehen lassen, den man beliebig verhandeln kann. Umso wichtiger ist, sich damit intensiv auseinanderzusetzen. Deshalb habe ich heute fünf Tipps für Dich, die Dir hier helfen können.
Vorab aber eine Bemerkung: Normalerweise ist der Einfluss der Fachabteilung weit höher, als Du vermutlich im ersten Moment annimmst. In vielen Unternehmen hat der Einkauf nicht die finale Entscheidungshoheit – auch wenn sich das Dir im Gespräch natürlich anders darstellt. Daher lohnt sich immer der Vertrauensaufbau gegenüber den Personen, die letztlich Deine künftigen Ansprechpartner sind. Die Menschen aus dem Marketing, der Personalabteilung, der Unternehmenskommunikation. Sprich: Die Abteilung, der Du direkt hilfst. Es ist sehr gut möglich, dass dort die eigentliche Entscheidung gefällt wird – und die Einkaufsverhandlung die Aufgabe hat, die Konditionen einer Zusammenarbeit bestmöglich im Sinne des Kunden zu gestalten. Interessanterweise verzichten viele Agenturen auf diesen wichtigen Schritt des Vertrauensaufbau. Das soll zwar nicht unser Thema sein, aber hier helfen Taten mehr als blumige Worte. Zeige, was Du und Deine Agentur könnt. Und investiere bereits im Vorfeld viel in diese Beziehung. Umso einfacher wird das Gespräch mit dem Einkauf und die Verhandlung um den Preis. Aber auch wenn es zu einem Gespräch mit dem Einkauf kommt: Es ist nicht so schlimm, wie Du vielleicht denkst.
Einkäufer sind keine »bösen« Menschen. Ihre Aufgabe für das Unternehmen besteht lediglich darin, die besten Konditionen für das Unternehmen heraus zu kristallisieren. Überraschenderweise ist aber, dass der Preis hier keinesfalls das einzige Kriterium ist. Vielmehr haben die Einkäufer ein Interesse, den Anbieter zu wählen, der dem Unternehmen den größten Nutzen bietet. Dennoch lohnt eine Preisverhandlung aus Kundensicht: Irgendwas geht immer. Nicht zuletzt, weil viele Verhandler schlecht vorbereitet sind und so aus welchen Gründen auch immer nicht selten unnötige Zugeständnisse machen.
Gute Ausbildung und lange Erfahrung
Einkäufer machen den ganzen Tag nichts anderes, als mit Lieferanten und Geschäftspartnern zu verhandeln. Sie bilden sich regelmäßig in speziellen Schulungen fort, feilen an ihren Techniken und Gesprächsmethoden und haben sogar Fachmedien, die sich einzig und allein der Frage widmen: Wie kaufe ich besser ein. Aber nicht ohne Grund: Einkäufer treffen zwischenzeitlich auch auf perfekt ausgebildetete Verkäufer. Verkäufer, die in unzähligen Seminaren und durch ebenso unzählige Büchern auch gut gerüstet sind, für harte, aber konstruktive, Preisverhandlungen.
Auch Agenturen kommen in vielen Fällen nicht darum herum, mit Einkäufern zu verhandeln. Jedoch haben eben nur die wenigsten Agenturen ähnliche »Verkaufs- und Verhandlungserfahrung. Wer hat denn schon einmal ein Verkaufstraining, geschweige ein Verhandlungstraining besucht? Wer hat sich methodisch darauf vorbereitet, wenn der Einkäufer das Angebot auseinandernimmt und dann Schritt-für-Schritt die Bestandteile auf mögliche Preissenkungen abklopft?
Die wichtigste Regel für eine erfolgreiche Verhandlung ist die Bereitschaft, Nein sagen zu können. Auch wenn Du den Auftrag unbedingt und überlebenswichtig brauchst, darf Dir das Dein Gegenüber niemals (NIEMALS!) anmerken. Das Pokerface ist dann umso wichtiger. Angstschweiß und andere körperliche Reaktionen sind aber schwer zu kontrollieren. Besser ist natürlich, dass Du diesen Auftrag tatsächlich nicht benötigst – wenn innerhalb der Verhandlung Dein Gewinn wegfallen würde.
1. Bereite Dich perfekt vor.
Wer unvorbereitet in eine Verhandlung geht, der wird sie vermutlich nur mit sehr mittelmäßigem Erfolg verlassen. Allen voran solltest Du Dir klar werden, was Dein Ziel ist in dieser Verhandlung ist. So solltest Du Dir immer überlegen, welche Alternative(n) Du hast, falls die Verhandlung scheitert. Besonders hilfreich ist es daher, wenn Du Dir ein optimistisches und vernünftiges Idealziel (Best-Case) setzt. Das bestmögliche Ziel, dass es zu erreichen gilt. Und hier solltest Du richtig mutig und »hoch« einsteigen. Es ist weitaus leichter von »oben« schritt-für-schritt nach unten zugehen, als sich von »unten« wieder nach oben zu hangeln. Gleichzeitig brauchst Du ein Worst-Case-Szenario, das möglicherweise Deine untere »Schmerzgrenze« beinhaltet, unter der das Geschäft nicht mehr lohnenswert ist. Interessanterweise starten wir häufig zu niedrig. Mag es am mangelnden Selbstbewusstsein liegen, oder an fehlenden Wissen, was Du tatsächlich für den Kunden zu leisten magst.
Versuche, die Verhandlung für Dich zu strukturieren. Spiele am besten mehrere Szenarien im Kopf durch – mehrfach. Du solltest immer ausreichend monetäre und nicht monetäre Möglichkeiten der Zugeständnisse in der Hinterhand haben. Aber gleichzeitig auch genügend Forderungen, die Du dem Kunden stellen kannst. Als Gegenleistung, wenn Du dem Kunden entgegenkommst. Im Sinne eines Quid-pro-quo. Ich gebe Dir etwas, Du gibst mir etwas. Spätestens wenn es um Zahlen geht, solltest Du auch exakte Zahlen im Kopf haben. Dir sollte bewusst sein, welche Auswirkung zum Beispiel ein 3 prozentiger Nachlass auf Deinen Gewinn hat. Sehr überzeugend sieht es auch aus, wenn Du jegliche Zahl die Du nennst, mittels Taschenrechner vor Ort und mit spitzer Feder kalkulierst. Und verschieße Dein bestes Pulver nicht am Anfang.
2. Sammele Informationen – auch während des Gesprächs
Je mehr Du vor einer Verhandlung über Deinen Verhandlungspartner beziehungsweise über das Unternehmen in Erfahrung bringen kannst, umso besser. Deshalb empfehle ich stets bereits mit den Fachabteilungen intensive Gespräche zu führen. Denn durch die richtigen Fragen findest Du heraus, wie fest Du bereits im Sattel sitzt – und welchen Nutzen sich Deine Verhandlungspartner aus der Zusammenarbeit versprechen. Ist die Verhandlung vielleicht nur noch Formsache?
Aber auch innerhalb einer Verhandlung gilt es möglichst viele Informationen zu erfahren. Wohlwissend, dass einige »Informationen« oder Andeutungen bewusst irreführend und sogar falsch sein können. Verhandlungen sind Pokerspiele – zwar mit festen Regeln, aber Blöffen ist ausdrücklich erlaubt. Innerhalb dieser Spieles darf (und wird) mitunter geflunkert, dass sich die Balken biegen. Dennoch können wir durch geschickte Fragen mehr Informationen herausholen. Und so unsere Gesprächsführung – und möglicherweise auch unser Verhandlungsziel anpassen. Das Geheimnis hierzu lautet: Stelle die richtigen Fragen und höre genau zu.
Ich empfehle, dass Du Deine Verhandlungstrategie und Deine Ziele im Vorfeld schriftlich skizzierst. Und Sie unbedingt mit einem Kollegen diskutierst oder sogar vorher mit diesem übst und durchspielst. Das mag sich komisch anfühlen – ist aber eine hervorragende Übung. So wirst Du im Ernstfall weitaus besser die richtigen Worte finden. Und erkennst früh die notwendige Balance aus Forderungen und Zugeständnissen.
3. Befähige den Einkäufer zur richtigen Entscheidung
Einkäufer verhandeln alles. Von der Rolle Toilettenpapier, über die Produktionsmaschine bis hinzu den Wartungsverträgen für den firmeneigenen Fuhrpark. Unmöglich, dass Sie sich überall inhaltlich perfekt auseinandersetzen können. Fehlt weitergehendes Wissen bleibt quasi zwangsläufig der Rückfall auf den kleinsten, gemeinsamen Nenner: Den Preis. Das muss aber nicht unbedingt so sein. Hier liegt unsere Chance. Erkläre dem Einkäufer, was Du und Deine Agentur für das Unternehmen tut. Welchen Wert, welchen Nutzen Deine Arbeit, Dein Wissen und Deine Leistungen bedeuten. Erkläre es einfach, geduldig und verständlich – aber vor allem mit klaren Aussagen zu den wirtschaftlichen Auswirkungen Deines Angebots. Natürlich muss Du Dich gerade auf diese wirtschaftlichen Fragen intensiv vorbereiten. Einkäufer können mit vagen Vermutungen und mit Bauchgefühl nichts anfangen.
4. Kenne die Techniken, Methoden und Tricks
Die wichtigste Regel für einen Einkäufer ist, »etwas geht immer«. Ein Einkäufer wird erst dann aufhören, wenn er sicher ist, dass er am Ende der Fahnenstange angelangt ist. Egal bei welchen Preis – ob 10 Euro oder 10 Millionen Euro. Immer wird er Dir signalsieren, dass der Preis zu hoch sei und daran sich unbedingt etwas ändern müsse. Egal, welche Technik er anwendet. Sei es, in dem er Dich mit einem – manchmal gar nicht wirklichen vorhandenen Konkurrenzangebot vergleicht – oder er darauf besteht, dass das Angebot außerhalb jeglichen Budget- und Diskussionsrahmens läge. Natürlich stimmt das manchmal auch. Aber das müssen wir irgendwie herausfinden. Wann ist es Blöff, wann echt. Hast Du Dir schon mal überlegt: Wenn der Einkäufer wirklich so ein gutes, tolles Angebot vorliegen hat, warum er dann überhaupt mit Dir redet
Insgesamt gibt es ein paar Dutzend Techniken, Sätze, Methoden die immer wieder neukombiniert und abgewandelt zum Einsatz kommen. Wenn Du diese kennen würdest, könntest Du Dich darauf vorbereiten. Und im richtigen Moment darauf zu antworten wissen. Und wenn Du glaubst, dass die Verhandlung abgeschlossen ist, dann wird dem Einkäufer vielleicht wie Inspector Columbo einfallen: »Achso, über die Zahlungsbedingungen haben wir ja noch gar nicht geredet. 5 Prozent Skonto sollten es schon sein.«
5. Verhandle über den Wert und dann erst über den Preis
Wir sprechen viel zu schnell über den Preis. Die Regel muss immer lauten, erst am Wert der Sache reduzieren. Wenn Du etwas gibst, muss auch der Andere etwas im Austausch geben. Es gibt viele Dinge, die uns möglicherweise wenig »kosten«, gleichzeitig aber dem Kunden viel Wert bedeuten. Es muss eben nicht immer monetär sein. Einkäufer möchten nicht, dass etwas am Wert reduziert wird. Aber genau das muss Deine Denkweise sein. »Am Preis können wir sicher noch was machen, lieber Einkäufer. Was sollen wir im Gegenzug von der Leistungsbeschreibung wegnehmen?«
Und wenn Du dennoch am Preis nachgeben musst, dann idealerweise nicht gleich zum Anfang den größten Schritt, sondern einen Kleinen. Denn das signalisiert, dass Du schon nahe an der »unteren« Grenze bist. Nur Anfänger gehen gleich bis zur unteren Schmerzgrenze herunter. Der Einkäufer geht nämlich dann mit uns vielleicht einen Schritt weiter. Und das tut dann richtig weh.
Vielen Dank für diesen interessanten Beitrag! Besonders Punkt zwei liefert einen großartigen Tipp. Genauso führe ich meine Verhandlungsstrategie beim Lebensmitteleinkauf durch.
LG Elsa