Seminar für die kaufmännische Leitung

Kreative sagen häufig von sich, sie seien keine »Zahlenmenschen«. Daher findet sich in vielen Agenturen eine kaufmännische Leitung beziehungsweise eine kaufmännische Geschäftsführung. Diesen Menschen mit Führungskraft obliegt die wichtige Aufgabe, den Überblick über Einnahmen und Ausgaben zu behalten und mit gleichermaßen kurz- und langfristigem Blick den Gewinn der Agentur zu sehen. Kurz gesagt: Sie kümmern sich um die Wirtschaftlichkeitsrechnung. Dies bedeutet das Rechnungswesen, die Buchhaltung und ein Verständnis von Zahlungsflüssen bis hin zur wachsamen Übersicht über eventuelle Einflüsse, die Steuern und Abgaben oder andere gesetzliche Erfordernisse auf das Unternehmensergebnis bereithalten und diese  zu gestalten. 

Damit erfüllen sie eine wichtige Aufgabe, denn nur ein Unternehmen, das – in der Tendenz – mehr einnimmt und als es ausgibt, wird langfristig überleben können und Bestand haben. Und so überhaupt die Gelegenheit haben, Wert zu schaffen für heutige und künftige Kunden. Stets bestrebt dies auf die wirtschaftlichste Art- und Weise zu tun und den daraus folgenden Ertrag zur Rücklagenbildung und Kapitalaufbau zu nutzen.

Als dies sind für die gesamte Organisation wichtige, sogar überlebenswichtige Aufgaben – die  spätestens in »schlechten« Zeiten das Notwendige möglich machen. 

Bist Du in Deiner Agentur für die kaufmännischen Leitung oder kaufmännische Geschäftsführung verantwortlich? Kommt Dir in diesem Zusammenhang die undankbare und unbeliebte Aufgabe zu, Deine Kolleginnen und Kollegen anhand der Zeit- und Tätigkeitserfassung zu kontrollieren? Ist Dir auch schon längst klar, dass all dieses nur eine sehr begrenzte Wirkung auf den Gewinn Deiner Agentur hat?

Dann ist dieses Seminar für Dich. Und ebenso für alle anderen, die führen und gestalten wollen – und nicht nur ihre Agentursoftware verwalten möchten. Besonders dann, wenn Du Deine Agentur von der Zeiterfassung befreien und hin zu einer gewinnverständigen Wirtschaftlichkeitsrechnung führen möchtest. 

Wie entsteht dieser Gewinn? Die Antwort zu dieser Frage braucht ein Verständnis davon, was gegenwärtig Gewinn begrenzt und Zusammenarbeit dämpft, verhindert oder sogar in die falsche Richtung lenkt. Denn es sind gerade die bekannten und angewandten Management-Methoden, die häufig mehr Schaden bringen als Nutzen. Management-Methoden, die seit vielen Jahrzehnten gelehrt werden und dementsprechend selten hinterfragt werden. Allen voran die »Kostenrechnung« und das »Controlling« (das sich unter anderem in der in vielen Agenturen üblichen »Zeiterfassung« ausdrückt), die für teils immense Verzerrungen und Fehlleitungen wirksamer Zusammenarbeit bis hin zu Verschwendung wertvoller menschlicher Schaffenskraft sorgt. Und damit nicht zuletzt den Gewinn für alle – auch für die Kunden – begrenzt. 

Jedoch: Der kaufmännischen Leitung sind in Agenturen oftmals die Hände gebunden. Denn ihnen sind spätestens durch kaufmännische Ausbildung, Betriebswirtschaftslehre und vorherrschender Management-Praxis falsche Werkzeug gegeben: Die Kostenrechnung, Ziel- und Planungs-Illusion und »Controlling« – ein Denkmodell, dass sich zu allem Überfluss in der Mechanik von ERP-Software und »Agentursoftware« niederschlägt. Anders gesagt: Das Schwert ist stumpf.

Viele kaufmännische Mitarbeiter sind sich dessen längst bewusst. Innerhalb des gegenwärtigen Geschäftsmodells des »Zeitaufwand-Verkaufens«  jedoch erscheint ein Ausweg oft weder vorstellbar noch machbar. 

Und so geht es mehr und mehr darum, immer kleinteiliger und vermeintlich »effizienter« Projekte abzurechnen beziehungsweise diese »nachzukalkulieren«. Dabei sind die fatalen Auswirkungen an vielen Stellen offensichtlich. Der zunehmend von dieser Gewohnheit genervte Kunde bekommt jede Änderung in Rechnung gestellt und somit nachgetragen. Jedoch: Je kleinteiliger und vermeintlich »effizienter« das System kontrolliert wird, desto schlechter werden – scheinbar paradoxerweise – die Zahlen. Die erhoffte deutliche Gewinnsteigerung geringer als erhofft, bleibt vielleicht sogar ganz aus. Auch wenn der Einsatz einer Zeiterfassung im ersten Moment vermeintliche Mehraufwände (gegenüber einer weitestgehend zufälligen und damit willkürlichen Schätzung) »messbar« macht und – dem Kunden in Rechnung gestellt – kurzfristig zu »Mehreinahmen« führt. Die langfristigen Folgen einer zerrütten Kundenbeziehung bis hin zu einer Abwanderung hin einem anderen Anbieter bleiben unsichtbar – oder werden erst durch entgangene Umsätze durch Wegfall des Kunden schmerzvoll sichtbar. 

Kein Wunder: Es handelt es sich hierbei nur um ein »Mehr vom gleichen Falschen« – ein grundlegender System- und Prinzipienwechsel ist notwendig. Das eigentliche Übel liegt in der Zuschlagskalkulation (Kosten und Aufwand plus Gewinnhoffnung Gewinnmarge) und der Kostenrechnung begründet, welche ihre ursächliche Aufgabe in einem dem Gesamtsystem schadenden Effizienz- und Auslastungsoptimierung und einer dadurch erhofften »Kostensenkung« sieht.

Die gegenwärtig der kaufmännischen Leitung zur Verfügung stehenden Möglichkeiten und Werkzeuge – um den Gewinn zu erhöhen wirken wie stumpfe Schwerter. Gerade die kaufmännischen Mitarbeiter und »Controller« sehen täglich, dass die Agentur bei ständig steigenden Betriebsausgaben oft erschreckend wenig Ertrag abwirft. Hier sollen zwei Gründe stellvertretend genannt sein: Das vorherrschende Weltbild des »Wachstum durch mehr Mitarbeiter« bis hin zum (künftig wohl noch stark und stärker) zunehmenden Kaufkraftverlust des Geldes durch Inflation (Geldmengenausweitung). Zudem erhöhen weitere Mitarbeiter gegenwärtig verstärkt den Bedarf an einer administrativen und bürokratisch-hierarchischen Struktur und Organisation – die Wertschöpfung und Gewinn zunehmend senkt … 

Kaufmännische Mitarbeiter sehen deutlich, dass trotz hoher »Auslastung« der einzelnen Mitarbeiter und vermeintlich dadurch erzeugter Effizienz nur wenig Überschuss am Monatsende bleibt und das Unternehmen selten mehr als zwei, drei Monate ohne Zahlungseingänge der Kunden flüssig ist. Und so die Bildung von Rücklagen, geschweige denn ein Kapitalaufbau, schwer möglich ist. 

Zu allem Überfluss taugen die Methoden der Kostenrechnung auch nicht zur Preisfindung. Die branchenübliche Kalkulations-Methode »Zeitschätzung mal Stundensatz« bringt mangelhafte Preise hervor. Deshalb werden die fatalen Auswirkungen des Stundensatzes (oder Tagesssatzes) ebenfalls einen großen Raum in diesem Seminar  einnehmen.

Menschen, die in in arbeitsteiliger Organisation die Aufgaben übernehmen sind sich dessen bewusst. in den letzten Jahren habe ich hier viel Zuspruch – auch von CFOs und Controllern in größeren bis sehr großen Organisationen – erhalten. Sie spüren vielfach, dass sie weder die Einnahmen- noch die Ausgabenseite wirklich beeinflussen können, und somit – leider – nur geringen Einfluss auf die Wirtschaftlichkeit als Ganzes haben … 

Letztlich leidet die Produktivität und die Zusammenarbeit. Und auch die kaufmännischen Mitarbeiter erscheinen als die »Bösen«, wenn sie wieder die Zeiterfassung der Kollegen anmahnen müssen und eine genauere Abrechnung einfordern, während die Mitarbeiter das System nach Kräften umgehen (müssen!), um überhaupt kreativ und wertschaffend zu arbeiten. Also noch mehr Kontrolle? Ein Teufelskreis. 

In diesem zwei Tagen wird viel Raum für Gespräche, offenen und vertrauensvollen Austausch und mit Erkenntnisgewinn sein. Und natürlich werden wir – wie immer – viel lachen. Und einfach Spaß haben. Denn eines ist sicher: In meinen Seminaren gibt es keine Power-Point. Sondern die gemeinsame Suche nach Erkenntnis, Verständnis und Veränderung. Im offenen Gespräch. Und mit spielerischer Leichtigkeit … 

Nicht zuletzt sorgen dafür die gemeinsamen, verbindenden Abendessen und ausreichend Pausen.  

Wo findet das Seminar statt?

In Nürnberg. Im 4-Sterne-Hotel Schindlerhof.