Zeiterfassung verursacht negativen Stress

Das Zeitbudget für Deine Aufgabe ist fast überschritten. Die Uhr tickt. Der Stresspegel steigt. 🔴 Die Controlling-Ampel in der Agentursoftware springt gleich auf Rot.

Sobald das Zeitbudget überschritten ist, wird das Projekt angeblich »unprofitabel«. Dann »zahle man drauf.«

Aber was, wenn das Ergebnis aus Kundensicht noch nicht überzeugt? Dann wird eben weitergemacht – mit schlechten Gewissen. Und zunehmendem Stress. Und mit jeder zusätzlichen Minute wird die Ampel des Controllings roter und roter.

Kennst Du diese Situation?

In vielen Agenturen wird weiterhin die projektbezogene Zeiterfassung auf Mitarbeiterebene als Controlling-Werkzeug genutzt.

Aber kaum jemanden ist bewusst, dass die Zeiterfassung Stress und Druck bei den Mitarbeitern erzeugt und damit kreativer Wertschöpfung, Produktivität und Zusammenarbeit fundamental entgegensteht.

Warum ist das so?

Solche Zeitbudgets werden letztlich ohne Rücksicht auf tatsächliche Arbeitsprozesse festgelegt. Sie sind bestenfalls Schätzungen, aber aufgrund der Ungewissheit der Zukunft und der Komplexität von Zusammenarbeit in letzter Konsequenz willkürlich.

Sie führen zu einem ständigen Rennen des einzelnen Mitarbeiters gegen die Uhr, das schlimmstenfalls die Qualität der Arbeit beeinträchtigt.

Oder soll der Mitarbeiter den Stift fallenlassen, wenn das Zeitbudget überschritten ist? Das kann weder im Sinne des Kunden, noch der Agentur sein.

Ich kläre seit dem Jahr 2016 über die Mängel der Zeiterfassung in Agenturen auf. Unzählige Agenturunternehmerinnen und -unternehmer haben seitdem die Zeiterfassung abgeschaltet. Spätestens als sie sich bewusst gemacht haben, dass sie ihre Mitarbeiter nicht einem solchen negativem Stress ausliefern wollen.

Ich kann mich sehr gut erinnern, als eine Mitarbeiterin in dem Moment, als die Abschaltung der Zeiterfassung verkündet wurde, in Tränen der Erleichterung ausgebrochen ist.

Aber wie geht es ohne Zeiterfassung? Es geht um den Fokus auf das bestmögliche Ergebnis aus Kundensicht.

Dafür braucht es Klarheit über die Erwartungen des Kunden und eine Arbeitsorganisation, die dies auch best- und schnellstmöglich erreichen kann.

Dafür braucht es Zusammenarbeit als Team, zu dem auch naturgemäß der Kunde gehört.

Es braucht einen Liefertermin, auf den alle gemeinsam mit Energie und Verbindlichkeit hinarbeiten.

Aber es braucht keine starren Zeitlimits pro Mitarbeiter. Es braucht keine Zeiterfassung, die nur den einzelnen unter negativen Stress setzt.

Das Bild stammt vom Agenturfestival. Im Hintergrund siehst Du Agenturunternehmer und Mitarbeiter, die gemeinsam daran arbeiten, einen Arbeitsprozess effektiver und reibungsloser zu gestalten. Dafür nutze ich gerne Spiele, denn dies macht es greifbar. Schnell wird klar: Dafür braucht es keine tätigkeitsbezogene Zeiterfassung, sondern die Arbeit am Arbeitssystem als Ganzes. Ein gewaltiger Unterschied.