Tausende nicht abgerechnete Stunden

Bald ist wieder Jahresende. Höchste Zeit vermutlich für einen Blick in Deine Agentursoftware. Und wieder wirst Du stundenlang Excel-Listen mit Zeitaufwänden prüfen. Oh Schreck. Tausende nicht abgerechnete Stunden haben sich einmal mehr über das Jahr angehäuft – und gar nicht zu reden von den unzähligen falsch, auf intern, Fortbildung und auf »nicht abrechenbar« (not billable) gebuchten »Aufwänden«. Aua! So viel gutes Geld, das wieder am Jahresende fehlt. Wieder nichts übrig geblieben für längst notwendige Investitionen, eine bescheidene Rücklagenbildung oder gar eine Gehaltserhöhung. Eine Brandrede tut mal wieder richtig not. Schnell also eine E-Mail an die Mitarbeiter schreiben. Als Wachrüttler. Wenn sie doch nur besser kalkuliert hätten … 

Kennst Du diese Situation? Ich vermute leider ja. Und ich kann Dir eines sagen: Eine Brandrede wird nichts helfen. Es liegt nämlich an einem prinzipiellen Fehlschluss, der hier unzählige Agenturen betrifft. Du jammerst hier nämlich versunkenen Kosten nach. Oder wie es meine Mutter ausdrückt: Das ist alles rum ums Eck. Jedoch muss ich Dir auch etwas anderes prinzipiell sagen: Solange Du nichts Grundlegendes änderst, wirst sich das gleiche Spiel im nächsten Jahr wiederholen. Mal ehrlich: Es ist doch seit Jahren so. Solche Brandreden hältst Du doch nicht zum ersten Mal, oder? Und es kann doch nur ein augenwischender schlechter Trost sein, dass es beim letzten Agenturstammtisch allen anderen auch so ging. Immer wieder die gleichen Fehler. Gilt nicht als eine Definition von Wahnsinn, immer wieder das Gleiche zu tun und andere Ergebnisse zu erwarten. Erkenntnis ist damit der Erste Schritt zur Veränderung.

Was sind versunkene Kosten?

Jede Handlung in unserem Leben ist eine Entscheidung. Und du allein hast die Wahl, ob du diese Entscheidung triffst. Damit hat jede Entscheidung ihren Preis – nämlich die der unzähligen nicht gewählten Alternativen. Kuchen essen oder aufheben? Stundenlang im Büro sitzen oder mit den Kindern am Spielplatz? Für den Kunden zu arbeiten oder besser nicht? Und dieser Preis, der sich in viel mehr als nur in Geldeinheiten ausdrückt, ist für handelnde Menschen ein überaus wichtiges Signal, um die Entscheidung zu beurteilen. Damit ist jedes Handeln tatsächlich mit Kosten verbunden, den Opportunitätskosten. Eine Entscheidung für Etwas ist stets eine Entscheidung gegen etwas anderes. Diese Entscheidung muss jedoch im Vorfeld stattfinden. Es muss im Vorfeld durch Dich eine Bewertung möglicher Alternativen geschehen. Damit eben auch der Preis, zu dem Du als Verkäufer zu verkaufen bereit bist.

Liegt die Entscheidung in der Vergangenheit und damit auch die Kosten, bezeichnen Ökonomen dies als versunkene Kosten. Die Uhr lässt sich eben nicht zurückdrehen. Geschehenes nicht ungeschehen machen. Es ist menschlich, wenn es Momente gibt, wenn wir diesen versunkenen Kosten reuig nachtrauern. Es ist menschlich, wenn wir im Nachhinein merken (aus welchen Gründen auch immer), dass wir uns unter Wert verkauft haben. Es kann erschreckend sein, wenn wir uns eingestehen müssen, dass unser im Vorfeld gemachter »Kostenvoranschlag« (wohlgemerkt nicht zu verwechseln mit einem Angebot), der auf Deinem willkürlichen Stundensatz und einer noch willkürlicheren Schätzung des in der Zukunft liegenden Zeitaufwandes, der Wirklichkeit nicht standhält. Obwohl Du doch schon Puffer um Puffer »aufgeschlagen« hast …

Das System ist schuld – nicht Deine Mitarbeiter.

»Hättest Du doch besser geschätzt, dann hätten wir jetzt mehr Geld.« Solche Vorwürfe treffen die Beziehung zu Deinen Mitarbeitern ins Mark. Unverhohlen die Vorwurfshaltung, die Schuldzuweisung. Denn aus der Rückschau ist es natürlich leicht zu urteilen und zu verurteilen. Mitarbeiter, die dauerhaft diesem Dilemma ausgesetzt sind, werden Dich verlassen. Oder sie kapseln dies von sich ab. Ertragen es still. Nur wenige ertragen dies jahrelang – oder werden eben Chefs und gründen eigene Agenturen. Nur um die gleichen Fehler zu wiederholen.

Am Ende drückt dies auch eine tief empfundene Vorwurfshaltung gegenüber Deinen Kunden aus. Schuldzuweisungen sind die Folge. Aus diesem Blickwinkel betrachtet, ist der »Schrei« der Kunden nach Transparenz ein Hilferuf, der im Kern heißt: Verbindlichkeit. Und Klarheit über den Wert und das Ergebnis. Hilfe bei der Wertschätzung. Anders gesagt: Auch Kunden, denen Du durch Nachträge und Nachkalkulation letztlich Vorwürfe machst für Deinen falschen Preis, werden Dich irgendwann verlassen. Spätestens dann, wenn sie merken, dass es da draußen Anbieter gibt, auf deren Preis Verlass ist. Die zu Ihrem Wort (und Preis) stehen. Eigentlich Ehrensache, oder?

Ganz richtig. Dies erfordert eine grundlegende Veränderung in Deinem Tun. Und den Verzicht auf alles, was dem bisherigen Verhalten Vorschub leistet. So auch die vollständige Trennung von allen Systemen, die Dich (und Deine Mitarbeiter) glauben machen, dass die Preis-Findung »mechanisierbar« und »kalkulierbar« sei. Auch der Abschied von der falschen Hoffnung, dass Dir dies eine Software bequem abnehmen kann. Gerade wenn die Software Dich (und Deine Mitarbeiter) regelmäßig ermuntert, weiterhin eine prinzipiell falsche (in ungewisser Zukunft liegende) und damit zufällige Zeitaufwandsschätzung als »Kostenvoranschlag« in Stein zu meißeln, diese anschließend in der Nachkalkulation auf Treffgenauigkeit zu kontrollieren und alle Arten von Abweichungen zu sanktionieren.

Noch einmal: Schätzungen und Vorhersagen, die die Zukunft betreffen, sind prinzipiell ungewiss – weil einfach die Zukunft ungewiss ist. Und somit handelt es sich dabei um reine Zufälligkeit, ob eine Aufwandsschätzung am Ende mit der Wirklichkeit im Einklang steht. Zufälligkeiten, die zudem noch abhängig sind von allen im System handelnden Menschen (Mitarbeitern und Kunden) und in einem weitaus größeren Maße noch von der Effektivität der Zusammenarbeit und Organisation – ebenfalls mit den Kunden. Spätestens dann wird deutlich, dass Führung bedeutet, Zusammenarbeit zu organisieren und menschliche Systeme zu verstehen. Und damit alles (!) zu beseitigen, was Menschen an der Zusammenarbeit hindert …

Du kannst es ändern. Du hast die Wahl.

Es ist menschlich, wenn wir als Unternehmer Schwierigkeiten haben, diesen Fehlschluss einzugestehen. Es ist leichter, den versunkenen Kosten nachzutrauern, anstatt etwas zu unternehmen, damit in Zukunft, die Preise bereits im Vorfeld richtig und voller Gewinn und Wertschätzung sind. Zumal ja alle anderen Agenturinhaber wie oben angedeutet auch dem gleichen Fehlschluss unterliegen  – und damit diesen als scheinbar »richtig« bestätigen. Wie kann es falsch sein, was alle tun und zudem Heerscharen an zertifizierten Betriebswirten als »State-of-the-Art« bezeichnen? Jedoch: Wieviele Jahrhunderte wurde von Ärzten im guten Glauben am Aderlass festgehalten?

Die Findung des richtigen Preises ist eine Führungsaufgabe. Eine der wichtigste unternehmerische Entscheidungen, da der Preis die Kraft hat über Gewinn und Verlust zu entscheiden – und ob ein Unternehmen überlebt oder nicht. Wer glaubt, diese abwälzen zu können (nur um später den Mitarbeitern Vorwürfe machen zu können), schadet sich damit als Unternehmer selbst.

Entscheidend ist, was Du nicht siehst

Der gute Ökonom sieht Dinge, die dem nach direkten Ursache-und-Wirkungs-Zusammenhängen suchenden Betrachter verschlossen bleiben. Der  gute Unternehmer bildet sich in der Fähigkeit, Lücken zu sehen, Chancen aufzudecken und so Angebote zu schaffen, die Wert stiften. Er entwickelt so gleichsam einen siebten Sinn dafür, dass durch seine Schaffenskraft (und die seines Unternehmens) Wert für anderen Menschen entsteht. Und er erwirbt sich nicht zuletzt durch Übung die Fähigkeit, den für die Kunden entstehenden Gewinn auch in eigenen Gewinn zu übersetzen. Einfach indem er den angemessenen Preis findet.

Damit kommt eine weitere wichtige Fähigkeit hinzu: Er sieht und fühlt, was ihm entgeht. Er sieht versunkene Kosten als »Lehrgeld«, um in der Zukunft besser zu werden. Und leitet so neue Angebote mit besseren Preisen für die Zukunft ab, die er am Kunden erprobt. Anstatt sich erbsenzählerisch mit der Vergangenheit zu beschäftigen. Und sieht und spürt beinahe körperlich bereits im Vorfeld die durch falsche Preise und mangelnde Wertschätzung entgehenden Gewinne. Gewinne, die jeden Tag in großen, unsichtbaren Strömen an Dir und Deinem Unternehmen vorbeiziehen, solange Du Dich am Bestehenden festklammerst. Nicht verwirklichte Gewinne, die in keiner Kosten- und Leistungsrechnung und Agentursoftware auftauchen – die jedoch ein Unternehmer zu spüren vermag. Nicht verwirklichte Gewinne, die in der wahrsten Bedeutung des Wortes gewaltige Opportunitätskosten darstellen. Anders gesagt: In der Zeit in der Du um die versunkenen Kosten jammerst und Dir und Deinen Mitarbeitern Vorhaltungen machst, entgehen Dir unzählige Chancen auf Gewinn bei anderen Kunden und mit besseren Angeboten. Du kannst es ändern. Es ist Deine Entscheidung. Ich weiß, dass Du es kannst.

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