Suchst Du eine Agentursoftware und/oder Zeiterfassung? Hast Du eine Agentursoftware beziehungsweise Zeiterfassung im Einsatz? Im Rahmen meiner Texte, meiner Vorträge, Webinare und Seminare teile ich die Gründe, warum der bisherige Weg Preise zu “kalkulieren” in eine Sackgasse führt. Die eigenen Kosten- und Aufwände interessieren den Kunden schlicht nicht. Jedoch fußen auf dieser Annahme, die sich in Zeiterfassung und “Kostenkontrolle” niederschlägt, die Mechaniken sogenannter Agentursoftware. In den folgenden Texten erkläre ich Dir dies und zeige Dir einen anderen Weg, der mit Wertschätzung zu besseren Preisen führt.
Warum jedoch erscheint der Einsatz einer Agentursoftware so “richtig”? Weil es alle machen? Mit zunehmender Größe steigen die Anforderungen an Führung und Management. Vor allem weil die meisten Agenturen weniger über den effektiven Gewinn “wachsen”, sondern schlicht über die Anzahl der Mitarbeiter. Zunehmende Größe erfordert dementsprechend wirksame Führung, Management und Organisation. Ein “Werkzeug” und “Tool”, das dies einfach und “effizient” ermöglicht? Zu schön, um wahr zu sein. Eine Agentur “planen” und “steuern”, Mitarbeiter und Ihre “Kapazitäten”, ihre Zeitaufwände und Aufgaben “kontrollieren” und gegebenenfalls zu sanktionieren? Und zur Preisfindung eine einfache Regel: Schätz Deinen Zeitaufwand mal (willkürlich “errechnetem”) Stundensatz und kontrollier am Ende ob es länger dauert. All das hat dummerweise mit wertschätzender und gewinnorientierter Zusammenarbeit nichts zu tun. Genauso wenig wie standardisierte (“effiziente”) Angebote und (schlimmer noch: Kostenvoranschläge) aus Textbausteinen der einzigartigen Situation des Kunden jemals Rechnung tragen und Wertschätzung widerspiegeln können.
Aber es gibt noch weitere Gründe, die scheinbar für eine Agentursoftware sprechen. Dies sind die Rentabilitätsauswertung auf Projektbasis und (schlimmer noch) auf Mitarbeiter-Ebene. Oder die die stets vergeblichen Versuche Ressourcenplanung und Ressourcenmanagement zu betreiben. Ein Plan veraltet nun mal schneller als man ihn “erstellt” hat – mag das Gantt-Diagramm noch so schön aussehen. Im Folgenden findest Du einige Beiträge, die Dir einen neuen Blick ermöglichen sollen.
Es gibt keinen dritten Weg: Die absurde Mechanik sogenannter »Agentursoftware«
Woran erkennst du den »Erfolg« deiner eigenen Hochzeit? An der Anzahl der getrunkenen Getränke? Oder an einer Auswertung der Anzahl der Stunden, die Du, Deine Familie und Freunde für die Vorbereitung »geleistet« habt? An den »Kosten« für den Hochzeitsfotografen, der Momente für die Ewigkeit festhält? Nebenbei: Hast Du diesen Fotografen nach seinem »Stundensatz« ausgewählt, oder Dich durch unzählige Websites von Fotografen gewühlt und die Anmutung, der dort dargebotenen Bilder vor allem als Entscheidungsgrundlage genutzt? Oder erkennst du den »Erfolg« einer Hochzeit an den begeisterten Gästen, den glücklichen Momenten im Kreis der Familie? Und an den langfristigen Früchten einer wunderbaren Erinnerung?
Ein Beispiel, das in unserer angeblich »rationalen« und formalisiert-bürokratisierten Geschäftswelt nicht statthaft ist? Zum Kreis meiner geschätzten Leser zählen auch Hochzeitsfotografen oder Veranstaltungsorganisatoren, die hier möglicherweise inspiriert nicken werden und denen dieser kleine Vergleich die Augen öffnen mag, um die Absurdität von »Zeit- und Kostenkalkulationen« und deren »Erfassung« und »Kontrolle« zu verdeutlichen.
Unbestritten: Um den Wert eines Ergebnisses wie eine wundervolle Hochzeit, das zudem oft weit in der Zukunft liegt, zu greifen und zu verstehen erfordert es Erfahrung, Kreativität und den Menschen innewohnenden Drang auf Lernen und Erneuerung. Es benötigt Empathie, Offenheit und Vertrauen – zumal einen großen Teil dieser Wertbeurteilung Dein Kunde (hier zumindest das Brautpaar!) selbst tun muss. Du jedoch kannst dabei helfen. Und natürlich benötigt es eine vertrauensvolle und reibungslose Zusammenarbeit, deren Ermöglichung eine Kernaufgabe guter und effektiver Führung darstellt.
Du organisierst keine Hochzeiten für deine Kunden? Möglicherweise. Aber eines kannst Du mit Sicherheit: Ein Ergebnis in wirkungsvoller Zusammenarbeit gestalten, an das sich deine Kunden ebenso erinnern werden, wie an eine Hochzeit. Vielleicht weil sie durch die von Dir gestalteten Anzeigen besser verkauft haben, als je zu vor. Oder Deine Krisenkommunikation im richtigen Moment einen schlimmen Einbruch in der Kundenbegeisterung verhindert hat. Um dies zu begreifen und zu erkennen bedarf es mehr als das schnöde Zählen von Input, Kostenstellen oder anderen betriebswirtschaftlichen Beschäftigungsprogrammen unter dem Deckmantel von Effizienz, Prozessen und Strukturen. Es bedarf ein tiefgreifendes Verständnis fernab von Strichliste, Stoppuhr und Taschenrechner … So verlockend diese Erbsenzählerei und das Klein-Klein des »Controlling« der Inputfaktoren sein mag: Es verhindert prinzipiell die Beschäftigung und Begeisterung für das große Ganze. Und es verhindert das offene und klare vertrauensvolle Verständnis, warum, was und wie wir Großartiges bewirken können. Eine Aufgabe für Könner. Für Dich!
Das gegenwärtige Geschäftsmodell steht hier in krassen Widerspruch: Wir verkaufen unseren Zeitaufwand. Dieser Zeitaufwand muss für einen »Kostenvoranschlag« vorab geschätzt werden, denn verständlicherweise wollen unsere Kunden ja im Vorfeld einen verbindlichen Preis genannt haben, denn nur so können diese abwägen und eine Entscheidung treffen. Und so schätzen – oder sollte ich besser sagen: Kaffeesatzlesen – wir munter darauf los. Zumal wir zu einem Zeitpunkt derlei Kostenvoranschlagsorakeln betreiben, zu dem weder wir geschweige denn der Kunde oft irgendeine auch nur vage Vorstellung hat, von dem was am Ende herauskommt. Nicht zu vergessen, dass auch bereits der »Plan« am Anfang falsch ist. Das schlägt sich in immer längeren »Konzeptionsphasen-Plattitüden«, sinn- und ziellosen »Projektmanagement-Text-Hülsen« oder stunden- und tagelangen »Design«, »Reinzeichnungs-« oder »Entwicklungsphasen« in immer gleichen, »effizienten« Baustein-KVAs nieder. Aufsummiert und mit Puffern und Aufschlägen verziert müssen diese als Grundlage Deines Preises herhalten. Wohlgemerkt: Die Preisfindung ist eine der wichtigsten unternehmerischen Aufgaben: Hier wird sie einer willkürlichen und weitestgehend zufälligen Schätzung unterworfen. Und am Ende werfen wir dem Kunden seinen Preis vor. Warum willst Du heiraten? Mir egal, zahl mir wenigsten den Aufwand. Schön, dass wir das Ganze als »Kostenvoranschlag« verbrämen können. Und damit scheinbar fein raus sind: Soll der Kunde bezahlen, wenn es dann doch länger dauert.
Über den prinzipiellen Fehlschluss, dass eine ganze Branche allein Arbeitskraft und Zeitaufwand als Grundlage ihres Preises und Wertes sieht, habe ich an anderer Stelle schon viel geschrieben. Ein Fehlschluss, der sich in der falschen Arbeitswerttheorie eines gewissen Karl Marx, zur Grundlage einer ganzen Ideologie aufgeschwungen hat. Hat Dich beim Kauf eines Apfels jemals der Zeitaufwand von Markthändler und Bauer interessiert?
Nimmt man jedoch diesen Glaubenssatz an, wie der überwiegende Teil dieser Branche kommt man zu dem Schluss, dass es nur recht und billig sei am Ende des Projektes nachzukalkulieren. Zu schauen ob sich die Wirklichkeit in Übereinstimmung mit der zufälligen, gleichwohl fairen (für wen?) Schätzung bringen lässt. Welch Wunder: Dies ist so gut wie nie der Fall. Unzählige Agentursoftware-Lösungen versprechen nun immer granularer und kleinteiliger anhand von Projekt-, Team und Mitarbeiterbezogener Vor- und Nachkalkulation die »Profitabilität« von Mitarbeiter, Projekt, Kunde zu »optimieren«, zu kontrollieren, zu »berechnen«. Die absurde Mechanik sogenannter Agentursoftware eben. Dumm nur, dass komplexe Systeme prinzipiell Schaden nehmen, wenn man allein die Einzelteile »effizienter« macht: Das Gesamtsystem jedoch vergisst. Es ist das Zusammenspiel aller Spieler, die eine Mannschaft gewinnen lässt. Dumm nur, dass spätestens auf Deinem Konto klar wird, dass sämtliche Kosten-Verrechnungen Luftnummern sind. Die harte Realität ist, dass die meisten Agenturen (und Selbständigen) kaum mehr als von der Hand in den Mund leben.
Jede Agentursoftware, die auf dem Geschäftsmodell »Zeitaufwand verkaufen« gründet und daraus das vermeintlich »richtige“ Controlling und die »Steuerbarkeit« von Menschen ableitet, lehne ich zutiefst ab. Sie sind mit gewinnorientiertem Pricing und wertschätzender, wirkungsvoller Zusammenarbeit nicht vereinbar. Die Auswirkung auf für Unternehmer wirkliche Ergebnisse wie »Cash-am-Konto« sind gering – zumal jede scheinbare Verbesserung durch »Nachberechnung« mit einer dramatisch schlechteren Erfahrung für Kunden, Mitarbeiter und Dich als Unternehmer einhergeht. Mit einem weitreichenden Vertrauensverlust in die Verbindlichkeit Deines Tuns! Agentursoftware, die Menschen (Mitarbeiter und Kunden gleichermaßen) auf Basis von willkürlichen Inputfaktoren wie »Zeitaufwänden« bewerten und sanktionieren (zum Beispiel die »Profitabilität« auf Projektebene), welche diese meist aufgrund der stets übergeordneten Zwänge des Gesamtsystems noch nicht einmal beeinflussen können, schaden tiefgreifend. Es kann und wird keine Agentursoftware geben, die dir die notwendige Empathie und Verständnis für den anderen Menschen (hier das Brautpaar!), die daraus folgende Wertschätzung und das erforderliche Können ein perfektes Angebot zu schaffen abnimmt. Ein dritter Weg ist nicht möglich. Schaltet die Zeiterfassung ab! Für immer. Und schaffe für Deine Kunden eine »Hochzeit«, an die sie sich erinnern werden. Du kannst das!