Agentursoftware? Meine radikale Empfehlung.

Regelmäßig werde ich gefragt, welche Agentursoftware ich empfehlen kann. Die kurze und klare Antwort lautet: Keine. Für meinen Weg zu besseren Preisen und besserer Zusammenarbeit bedarf es keiner Software. Es braucht Dich. Deine Mitarbeiter. Deine Kunden. Und zwar gemeinsam. Vielmehr be- und verhindert das, was wir in unserer Branche als »Agentursoftware« bezeichnen, jenes gewinnorientierte Unternehmertum, das ich im Rahmen meines Tuns lehre. Aber der Reihe nach.

Die eigentliche Frage an Dich als Unternehmer lautet: Warum bist Du Unternehmer? Was möchtest Du mit Deinem Unternehmen erreichen? Gar keine leichte Frage, oder? Lass mich deshalb aufzählen, was Unternehmerinnen und Unternehmer, die mit mir auf den Weg gehen, erreichen wollen:

• Sie möchten den größtmöglichen Gewinn schaffen – gemeinsam und in Verbundenheit mit ihren Mitarbeitern und in wertschätzender Zusammenarbeit mit ihrem großartigen Kunden.
• Und so für Alle ein »Mehr« schaffen. Ein »Mehr«, dass sich für Alle vielfach in Geldeinheiten als Maßstab wirtschaftlichen Handelns greifen lässt, oftmals aber sich auch in weiterem Sinne auf weniger greifbare Werte wie zum Beispiel Vertrauen, Verbundenheit, kreativen Freiraum und den jedem Menschen innewohnenden persönlichen Zielen auswirkt.

Eine Software selbst ist für diese Unternehmer nur Mittel zum Zweck – und dient diesem höheren Ziel. Sie ist dann nicht mehr als ein Handwerkszeug, das Dich, Deine Mitarbeiter und Deine Kunden dabei entweder unterstützen kann – oder schlechterdings behindert. Damit ist die entscheidende Frage: Dient eine Agentursoftware diesem Zweck? Dient sie diesem höheren Ziel? Wenn ja, dann wirst du guten Gewissens die richtige Wahl treffen. Wenn Nein, handelt es sich dabei jedoch um eine schädliche Verschwendung und eine verschwenderische Fehlinvestition, die Dich von diesem Ziel abbringen und auf unternehmerische Irrfahrt bringen kann.

Allein Du kannst die Entscheidung treffen – im Spannungsfeld zwischen Ja und Nein. Aber ich helfe Dir dabei, in dem ich dieses Spannungsfeld auflöse in einzelne Bereiche, in denen Du Dich und Deine Software hinterfragen kannst.

Erbsenzählende Kosten- und Leistungsrechnung oder gewinnorientiertes Unternehmertum?

Preise sind die Grundlage menschlichen Handels, das von Knappheit geprägt ist. Somit ist der »richtige« Preis ein Signal über die bestmögliche Verwendung knapper Mittel. Preise ergeben sich im weiteren Sinne durch »Aushandeln« – durch subjektive Werturteile von Käufer und Verkäufer und ein Abwägen möglicher Alternativen. Menschen haushalten also mit Ihren Mitteln. Und auch der Kaufmann und Händler weiß selbstredend, dass er mehr einnehmen als ausgeben muss. Indem er langfristig beste Angebote zu gewinnorientierten Preisen schafft. Was sich in einer Einnahmen- und Ausgabenrechnung am Geldbeutel oder dem Bankkonto beobachten lassen wird.

Im Kaufmannsladen und Handwerksbetrieb der Vergangenheit war die Preisfindung einfach, denn es bestand fast immer eine direkte Kundenbeziehung und eine auf den Einzelfall bezogene Preisfindung und Handel. Mitte des 19. Jahrhunderts treten immer größere Unternehmen auf den Plan. Massenfertigung und schiere Größe entkoppeln die Preisfindung zunehmend von Käufer und Verkäufer. Die Preisfindung im einzelnen Handeln (auch die innerhalb der bis heute wachsenden Unternehmen) wurde schwerer und verzerrt. Und hier entsteht die »Lehre«, dass Preise über eine (willkürliche) anteilige Verrechnung der »Kosten« (Gemeinkosten, Fremdkosten und variable Kosten) zu bestimmen seien. Die Ausgeburt dessen ist nichts weniger als der Stundensatz oder viele andere pseudoexakte Verrechnungssätze. Und so verschwand das Wissen, Verständnis und Können, Preise auszuhandeln – die »Betriebswirtschaftslehre« heutiger Prägung trat auf den sprichwörtlichen Plan einer planwirtschaftlichen, verzerrten Illusion. Einem von Effizienz-Streben geprägten, mechanistischen Weltbild.

Stundensätze setzen Deinem Gewinn einen schrecklichen Deckel auf – den Du im gegenwärtigen Weltbild nur durch »Mehr-Arbeiten« etwas und vor allem nur mühevoll heben kannst. Wann hast Du eigentlich das letzte Mal Deinen Stundensatz erhöht?

Hier bist Du gefragt. Du bist der Unternehmer. Unternehmer sind Menschen, die Chancen erkennen. Und wach sind, diese mit Gewinn und zum jeweils besten Preis (darauf kommt es an!) zu greifen. In der Welt der Agenturen lässt sich Gewinn machen. Indem Du Deinem Kunden ihren Gewinn mehrst und durch verständiges Handeln daran über wertschaffende Angebote einen angemessenen Anteil sicherst.

Folgt Deine Agentursoftware dem »betriebswirtschaftlichen« Weltbild der Kosten- und Leistungsrechnung und deren Niederschlag in Stundensätzen oder Tagessätzen? Dann ist gewinnorientierte und wertbasierte Preisfindung nicht möglich.

Aufwände bezahlen lassen oder Gewinn-Gewinn-Denken?

Das gegenwärtig in Agenturen vorherrschende Geschäftsmodell folgt folgendem Weltbild: Man nehme seine eigenen Kosten und Aufwände und schlage (Aua!) einen Aufschlag (»Marge«) darauf. Das schimpft sich »Kalkulation« – ist jedoch eher ein willkürliches, hilfloses Orakeln und von Vermutungen und Vorurteilen geprägtes »im-Trüben-fischen«. In der Literatur wird dies als »Zuschlagskalkulation« (Cost-Plus) bezeichnet, die zwar aufgrund ihrer Trivialität für jedermann logisch erscheint, jedoch deren dramatischen Schwächen umfänglich beschrieben sind.

So werden Preise lediglich aus der Ich-Perspektive »kalkuliert« – ohne an den Vorteil, Gewinn und Wert, den der jeweilige Kunde in seiner einzigartigen Situation durch Dein Können erfahren mag, zu verschwenden. Mangels Verständnisses und Kenntnis von der tieferliegenden Erwartung und Situation des Kunden gepaart mit einem Potpourri an Vermutungen, die in wilden und absurden Zeitaufwandsschätzungen gipfeln. Denn diesen Zeitaufwand – multipliziert mit obigem, willkürlichen Stundensatz – verlangt die Kosten- und Leistungsrechnung, verlangt die Kalkulation in der Software, um anschließend eine »Pauschale« zu errechnen. Denn die eigenen »Kosten« seien ja, so irrlichtert der Betriebswirt, die Grundlage für den Preis.

Und es geht schlimmer: Diese Zeitaufwandsschätzung, die bestenfalls einer rein zufälligen (!) Streuung unterliegt, wird dann die Grundlage des »kalkulierten« Preises – der dann angstvoll dem Kunden hingeworfen und konfliktvoll in Preisverhandlungen gerechtfertigt werden will.

Gänzlich schädlich wird das jedoch, wenn dieser prinzipiell falsche »kalkulierte« Preis gemäß Stundensatz und Zeitaufwand anschließend auf »Projekt- und Kundenebene« zu einer »Profitabilitäts-Betrachtung« herangezogen wird. Und zwar auf eine absurde Art- und Weise: Wir nehmen den in einer Phase höchster Ungewissheit (am Anfang des Projektes und in fast vollständiger Abwesenheit eines wechselseitigen Wert-Verständnisses) »geschätzten« Zeitaufwand als »in Stein-gemeißelt« und gleichen ihn am Projektende mit der »Wirklichkeit« ab. Welch Wunder: Das stimmt nie. Wenn überhaupt zufällig – oder weil der bemitleidenswerte Mitarbeiter durch dieses abscheuliche System gezwungen (!) war, nicht alle Zeiten zu erfassen und das System zu betrügen. Mit einer weiteren Folge: Jeder Umweg scheint nun bei der Agentur zusätzliche »Kosten« und Aufwände hervorzurufen …

Die »Betriebswirtschaftslehre« verlangt aber eine »Profitabilitätsbetrachtung« auf Projektebene und verteilt nun rote Ampeln an »zu lange« Projekte – »grüne« Ampeln an »innerhalb der Schätzung erbrachte« (und damit angeblich »profitable«) Projekte. Kein Gedanke daran, zu überlegen, was man gemeinsam (mit dem Kunden) tun könnte, um ein Projekt reibungsloser und schneller zu liefern … Schuld sei ja schließlich allein der böse Kunde, denn der müsse nun seinen Nachtrag über die »Mehraufwände« zahlen!

Ein Wort noch zu Deinen Mitarbeitern, die unter diesem System leiden. Denn diese müssen ja schlussendlich die Zeitaufwandsschätzung machen; werden ja förmlich darauf konditioniert. Und auch diese werden in Form eines Kontrollsystems (Belohnung und Bestrafung!) mit roter, gelber und grüner Ampel dazu angehalten eine vermeintlich falsche Schätzung in Zukunft entweder zu verschweigen, zu verklären oder immer länger zu brauchen, anstatt im Sinne des Kunden so schnell und großartig wie möglich. Es geht nämlich noch schlimmer als die »Profitabilitätsbetrachtung« auf Projektebene – in diesem Weltbild hat der Mitarbeiter auch effizient und abrechenbar (billable) zu festgelegter Quote zu sein.

So wird in den Agentursoftwares ein grundlegendes Prinzip verletzt: Man optimiert den einzelnen Menschen anstatt das Gesamtsystem. Es wäre als würde man elf Fußballspieler jeden für sich alleine »effizient« trainieren und sie lediglich zum Spiel zusammenspielen lassen. Und dann sagt man ihnen noch, die einzige Aufgabe sei, möglichst schnell und viel zu rennen. Anstatt Tore zu schießen mit möglichst effektivem und ökonomischen Energie-Einsatz und im begeisterten Zusammenspiel der Mannschaft! Kein Fußballtrainer würde dies zulassen. Es geht darum ein System, eine Mannschaft aufzubauen. Die Optimierung einzelner Bestandteile innerhalb eines Systems hingegen führt prinzipiell zu einer Verlangsamung und Verschlechterung des Gesamtsystems. Damit ist die gesamte Ressourcenplanung auf Mitarbeiterebene (gerne auch als »Kapa-Planung« bezeichnet) wie sie in Agenturen ihre Anwendung findet prinzipiell falsch.

Die Erbsenzählerei verlangt nun misstrauisch, immer granularer nachzuforschen, wo »Zeitaufwände« nicht in Anrechnung gebracht worden sind. Und vernichtet durch dieses Misstrauen nur eines: Vertrauen und Wert … Aber sehen sie nicht schön aus, die stylischen Controlling-Dashboards und KPI-Schleudern mit all ihren bunten Diagrammen und Ampeln?

Als letztes gibt es eine arme Seele (den »Controller«), die das Ganze kontrollieren muss. Gerade diesen Menschen, die diese Aufgabe aufgetragen bekommen haben, ist es meistens innerlich längst klar, dass sie damit weder an den eigentlichen Betriebsausgaben (überwiegend Mitarbeitergehälter) oder dem Umsatz nur geringfügig, wenn überhaupt etwas ändern können.

Die einzige »Möglichkeit scheint, immer kleinteiliger und kniefieseliger »abzurechnen« – mit der scheinbar paradoxen Folge, dass Du weniger einnehmen wirst. Immer verzweifelter und nachdrücklicher die Suche nach vielleicht doch noch »abrechenbaren« Stunden. Immer weniger Freude und Zusammenhalt, Verbundenheit – immer schlechtere (Kunden-)Beziehungen, denen die »Mehraufwände« ja in Rechnung gestellt werden müssen. Scheinbar paradoxerweise: Immer weniger Geld am Konto statt mehr! Wurde es besser in all den Jahren? Wieviel Jahre hast Du schon Deine Agentur? Obwohl gegenwärtig die Nachfrage boomt: Reicht das Geld kaum länger als zwei, drei Monate, oder? Und der Vorsteuergewinn kommt kaum über den einstelligen Bereich raus – egal ob fünf Mitarbeiter oder Hundert … Überzeichnet? Wohl eher noch untertrieben!

Folgt Deine Agentursoftware den »betriebswirtschaftlichen« Weltbild der Kosten- und Leistungsrechnung mit Zeitaufwänden und bietet sie eine »Profitabilitätsbetrachtung« auf dieser Grundlage? Wenn Ja? In diesem Fall ist sie nicht mit »meinem« Weg von gewinnorientierter Unternehmensführung sowie gewinnorientierten Preisen vereinbar.

Transparenz in Stunden oder Klarheit über das erwartete Ergebnis?

»Aber meine Kunden wollen doch transparente Nachweise?« Vielleicht eines der größten Missverständnisse. Kunden schreien Hilferufe. Mehr Transparenz! Und wir missverstehen darunter: Mehr Stundenlisten! Dabei meint es mehr Klarheit über das »Warum« und das »Was es bringt!«, denn Sie verstehe es nicht. Woher auch? Könnten und wüssten sie es, dann würden sie Dich doch nicht brauchen. Mit dem Wunsch nach Transparenz meinen sie: »Ich weiß nicht, was es bringt.« Weißt du es? Dann erkläre es? Kannst Du es nicht? Fehlt Dir etwas? Dann kläre es! Oder lerne es …

So gibt es Kunden, die monatlich die Stundenlisten überprüfen. Und damit nur eines zeigen: Misstrauen und fehlendes Verständnis. Ein Misstrauen, dass (so hart es vielleicht für Dich sein mag), Du verursacht hast – oder eine vorhergegangene schlechte Erfahrung mit einer anderen zeitaufwandsverkaufenden Agentur. Und genau das kannst Du ändern, in dem Du durch Dein Tun Klarheit und Verständnis schaffst. Das schafft Vertrauen. Und Begeisterung.

Zeit- und Aufwände erfassen oder Wert- und Gewinn verstehen?

Die scheinbar logische Folge des vorherrschenden Geschäftsmodells, dass wir Zeit an unsere Kunden verkaufen, ist das eine Zeiterfassung notwendig ist. Jede nicht abgerechnete Minute sei demnach entgangener »Gewinn«. Zeiterfassung ist jedoch prinzipiell falsch. Die Zeiterfassung ist das Grundübel der Branche. Ich werde nicht müde, dies zu betonen.

Es gibt unzählige Anbieter, die Zeiterfassungssysteme immer besser machen wollen. Das ist absurd. Und bedeutet ein immer effizienteres Mehr vom gleichen Falschen. Vergleichbar den Ärzten, die noch bis ins 19. Jahrhundert den viele Jahrhunderte als »richtig« geglaubten Aderlass immer mehr zu verbessern suchten. Damit meine ich sowohl im engeren Sinne die in Agenturen übliche projektbezogene und tätigkeitsbezogene Zeiterfassung sowie im weiteren Sinne ebenfalls die Arbeitszeiterfassung.

Setzt Du eine Zeiterfassung ein? Schalte Sie ab.

Effizienz oder Wirkung?

Wer Stunden verkauft, muss immer mehr Stunden verkaufen. Sprich: Den Hamster im übertragenen Sinne immer länger rennen lassen. Hat der eine Hamster seine gesamte Zeit »abgerechnet«, gilt es neue Hamster zu besorgen! Dummerweise ist unsere Lebenszeit endlich. Ein äußerst knapper Engpass. Memento Mori. Bedenke, dass du sterblich bist. Damit gilt es diese verfügbare Lebenszeit (und die unserer mit uns verbundenen Mitarbeiter und Kunden) verantwortungsvoll und wirkungsvoll zu gestalten und zu nutzen

Das bestehende Geschäftsmodell belohnt Langsamkeit, schlechte Organisation, Überstunden. Denn mit der abgerechneten Zeit verdienen wir gerade Geld. Würden wir etwas von jetzt auf gleich fertigstellen können (was tatsächlich Können voraussetzt), wären wir in einem Dilemma. Dafür könnten wir nichts »abrechnen«. Das würde uns möglicherweise zu der schizophrenen Situation führen, dass wir am Montag fertig sind und dies erst am Freitag dem Kunden mitteilen.

Am Ende geht es in meiner Welt weniger um Preise. In meiner Welt geht es darum, die Erfahrung wirkungsvoller Zusammenarbeit gemeinsam mit einem Kunden greifbar zu machen. Wie schrecklich muss sich ein Kunde fühlen, der 10 Stunden Bildauswahl »abgerechnet« bekommen hat – schlicht, weil in der Zeiterfassung die Lernkurve eines Junior Praktikanten »erfasst« wurde. Dabei hätte der Kunde lediglich ein einziges, richtiges Bild, das ein Könner möglicherweise in wenigen Augenblicken aufgrund seiner Erfahrung und der Mustererkennung seines Könnens eben aus dem Hut gezaubert hätte, gebraucht und wertgeschätzt. In der alten Welt (der Welt der Zeiterfassung und des Zeitaufwandes) verdient man damit jedoch kein Geld

Das bewirkt eine dramatisch schlechte Kundenerfahrung. Eure Kunden spüren das! Allein der kategorische Imperativ verbietet dieses Handeln: Denn so möchtest du selbst weder von einem Handwerker, noch von einem Arzt, noch von einem anderen Helfer, der ein Problem zu lösen weiß, behandelt werden. Warum in aller Welt tust du es? Warum in aller Welt zwingst du deine Mitarbeiter dazu dies so zu tun.

Solange eine Software auf Basis dieses Geschäftsmodells in Verbindung mit einer Zeiterfassung Dein Unternehmen prägt, wird und kann sich dieses Verhalten nicht ändern. Die tiefgreifenden systemischen Nebenwirkungen der Zeiterfassung und des »Zeit-Verkaufens« sind eines der wichtigsten Themen meines Wirkens.

Kostenvoranschlag oder Angebot

Die meisten Agenturen haben gelernt, dass man Angebote als Kosten-Vor-Anschläge oder als »Kalkulation« bezeichnen solle. Und tatsächlich meint die Gewohnheit, Preise anhand einer Schätzung zu kalkulieren und rückwirkend auf »Richtigkeit« zu überprüfen kaufmännisch tatsächlich eher einen weitgehend wachsweichen Kostenvoranschlag. In meiner Welt jedoch ist ein Angebot etwas, das Du Deinem Kunden verbindlich und klar darbietest – und Dein Kunde die freie Wahl hat, Ja oder Nein zu sagen.

Hast Du Dich nach eigener Abwägung entschieden, dieses Angebot zu machen, dann muss sich in meiner Welt auch ein fester und verbindlicher Preis – im Vorfeld – ergeben. Dies erfordert jedoch ein sehr hohes Maß an wechselseitigem Verständnis und Klarheit über die gegenwärtige Situation und gemeinsame Klarheit und Verständnis zwischen Kunde und Dir über das zu erwartende Ergebnis. Es erfordert in meiner Welt eine wechselseitige Wertschätzung. Bei Wertschätzung jedoch hilft Dir keine Software! Hier bist Du gefragt. Empathisch, verständnisvoll, fragend, zuhörend! All das wird Dich als vertrauenswürdigen Könner am Ende zum für den Kunden besten Angebot führen. Ein Angebot, das damit ebenfalls ein höchstmögliches Maß an Klarheit, Einfachheit und Verständlichkeit in sich birgt. So kurz und einfach wie möglich – ohne zu verkürzen.

Die gegenwärtige Flucht in seitenlange und immer detailliertere Ausführungen von »Leistungsbeschreibungen« im Gegensatz scheint nur nötig, weil auf beiden Seiten eben diese notwendige Klarheit über das Ergebnis nicht besteht. Unter anderem deshalb macht es keine Freude, Angebote zu schreiben. Weil sie Dich ziellos und visionslos zwischen dem schnöden Kopieren und Einfügen von Artikel-Bausteinen und (sinnlosen) Zeitaufwandschätzungen mäandern lassen. Und deshalb keiner in Agenturen Lust und Freude hat, Angebote zu schaffen. Sie bleiben deshalb oft liegen. Oder man lässt sie von Kalkulations-Abteilungen machen … Nur weg mit dem, was keine Freude macht. Wie soll so ein »Kostenvoranschlag« dem Kunden Freude und Begeisterung schaffen? Glaubst Du ernsthaft, dass solche Textwüsten (aus Bausteinen lieblos kopiert) überhaupt gelesen werden? Oder nur am Ende der Blick allein auf den Preis fällt? Huch, ist das aber teuer! So trifft dieser Preis auf einen Kunden. Hoffentlich hat er sich selbst ein Werturteil gebildet. Geholfen hast Du ihm dabei nicht.

In der alten Welt macht das Schreiben von Kosten-Vor-Anschlägen keine Freude – denn wir wissen ja zu wenig – und so mutiert das »Kalkulieren« zu einem Ratespiel. Zu einem Copy und Paste aus alten »KVAs« – mühevoll noch der Name des vorhergegangenen Kunden ausgepinselt. Und das ist nicht nur schlecht, es lässt Angebote mehr zufällig und bald willkürlich erscheinen. Was für eine Wertschätzung drücken »Bausteine« und Muster-Texte aus?

Jedoch wohnt jeder Arbeit die Du in Agenturen gemeinsam mit und für Deinen Kunden in seiner einzigartigen Situation ein eigner Wert inne. Jedes Projekt ist anders. Jeder Lösungsweg ist anders. Jeder Wert ist anders. Jeder Preis ist anders. Das gerade ist das Großartige, an diesem Weg, den ich Dir lehre. Für Angebote in meiner Welt reicht eine einfache Textverarbeitung. Es reicht nicht selten sogar das gesprochene Wort. Und nach Auftrag reicht eine Auftragsbestätigung und eine Rechnung. Nicht mehr. Kaufmännisch wirkungsvoll.

Und auch hier geht es schlimmer: In vielen Agenturen werden die Angebote von Menschen gemacht, die nicht mit den Kunden geredet haben. Nicht reden durften. Um einen »KVA« zu kalkulieren, wird von Menschen verlangt, die kaum Kundenkontakt haben und auch nicht bei der Auftragsklärung dabei waren, eine Aufwandsschätzung abzugeben. Und aus einer wilden Reihung dieser jeweils noch mit absurden »Puffern« und »Aufschlägen« versehenen Aufwandsschätzungen wird dann »kalkuliert«. Und diese Kalkulation häufig – aufgrund mangelnden verkäuferischen Know-how gepaart mit einem verkümmerten Selbstwert (wie soll man einen Selbstwert haben, wenn man den großartigen Wert nicht versteht, den man für seine Kunden schafft?) der Preis nach unten reduziert. So lange? Das zahlt der Kunde nie.

Hilft Dir die eine Software diesen Wert zu verstehen? Nein! Es ist prinzipiell unmöglich menschliches Handeln und alle diesem Handeln zugrundeliegenden wechselseitige Wertabwägungen (»Trade-Off«) und Werturteile zu automatisieren. Es ist eine (Selbst-)Täuschung. Mir ist bewusst, dass dies im ersten Moment vielleicht sogar erschrecken mag. Aber so wie Du bei Ebay vermutlich etwas zum bestmöglichen maximalen Preis verkaufen willst, so geht es auch hier darum, Dein Können zum besten Preis anzubieten. Hier benötigst Du mehr als eine schnöde Kalkulation. Aber gegenwärtig wird ja zumindest der »Aufwand« bezahlt, spricht es tagelöhnernd aus der alten Welt.

Angebote in meiner Welt sind klar im Ergebnis und Wert. Schriftliche Angebote sind oft kaum länger als ein, zwei Schreibmaschinen-Seiten und am einfachsten im Schreib- und Gestaltungsprogramm Deiner Wahl geschrieben. Jedes Angebot ist einzigartig. Standardisierbarkeit (nicht zuletzt in Bezug auf Preise!) ist prinzipiell falsch.

Zusammenarbeit verhindern oder Zusammenarbeit ermöglichen?

Menschen treffen sich in Unternehmen arbeitsteilig, weil sie das Ergebnis alleine nicht erreichen können. Und so etwas Größeres schaffen, als es alleine möglich wäre. Die Auswirkung guter Zusammenarbeit ist der Grund, warum eine Agentur mehrere Mitarbeiter hat. Damit gilt es, prinzipiell alles zu vermeiden und zu beseitigen, was diese Zusammenarbeit verhindert, beschränkt oder weitestgehend unmöglich macht.

Leider genau diese nötige Zusammenarbeit passiert in vielen Agenturen, aufgrund des vorherrschenden Systems oft auf der Hinterbühne und dem »kurzen« Dienstweg. Und drückt sich in Sätzen aus wie »Worauf soll ich denn das buchen?“ oder „Ich würde dir gerne helfen, aber das zahlt der Kunde nicht.«

Das Geschäftsmodell des Zeit-Verkaufen führt Mitarbeiter und Dich als Unternehmer zu einem ethischen Dilemma: Jede zusätzlich »aufgewendete« Stunde fühlt sich an, als würde Dein Kunde Dich ausnutzen. Schlicht, weil das Weltbild dahinter falsch ist. In meiner Welt hilfst du Deinem Kunden mehr Gewinn zu machen, Du schaffst dieses Ergebnis. Und je nach Wichtigkeit und Dringlichkeit, Notwendigkeit aus Sicht des Kunden schaffst du dieses entweder sofort oder dann, wenn es eben wert ist, erbracht zu werden.

Ist die Zusammenarbeit mit Deinen Kunden wirklich reibungslos? Fließt die Arbeit innerhalb der aufeinander eingespielten Teams? Software kann Führung niemals ersetzen. Kontrolle und Beurteilung (»Ampel«, Schulnoten, Bonus-Malus, Jahres-Feedback und anderer Unsinn) verhindert Vertrauen und selbständige Organisation und Entwicklung. Suchst Du Kontrolle, weil Du Sorge hast, dass Dein Unternehmen »zu groß« ist? Eine Software wäre hier eine trügerische Hoffnung …

Planwirtschaft oder Verständnis über das Ergebnis

Pläne sind bereits während der Erstellung »falsch«. Menschliches Leben und unser menschliches Handeln ist stets zukunftsgewandt. Und die Zukunft ist prinzipiell ungewiss. Und daher nicht planbar! Aber Planung hört sich doch so schön an? Die Folge dieser planwirtschaftlichen Täuschung sind die meisten Ticketsysteme – zumindest die, in denen ein »Projektmanager« die scheinbar notwendigen Tickets schreibt und damit anderen Menschen immer mehr Arbeit ins System drückt. Stress! Oftmals ohne Kenntnis, ob dies auch wirklich richtig und wichtig ist. Dennoch mit der Anmaßung, jedem Ticket noch eine »Aufwandsschätzung« mitzugeben. Arbeit fließt nicht zu denen, die sie freiwillig annehmen, sondern sie werden regelmäßig durch Befehl und Gehorsam im weiteren Sinne von jemanden geplant, der gar nicht wissen kann, was richtig und wichtig ist. Und das macht das gesamte System instabil. Und genau diese Instabilität ist es, die Vorhersagen über Liefertermine zu einem Glücksspiel werden lässt …

Erleichtert die Software Zusammenarbeit? Fließt die Arbeit in der Verbundenheit des eingespielten Teams oder folgt sie dem Weltbild, dass nicht-selbständige Menschen (»Ressourcen«) geplant, kontrolliert und gesteuert werden müssen? Nebenbei: Es hilft auch nichts, einer auf Zuschlagskalkulation und Zeitaufwand gründenden Software eine »Kanban-Maske« zu spendieren.

Software, die erschwert oder Software, die erleichtert?

Gibt es eine Software, die ich empfehlen kann? Natürlich. Jede Software, die dem höheren Ziel dient, Zusammenarbeit zu ermöglichen und die wichtigen und richtigen Dinge wirkungsvoller zu tun, empfehle ich von ganzem Herzen. Daran allein muss sich jede Software, jedes Werkzeug messen. Anders gesagt: Eine Software, die nur unter Mühen und vor allem gegen Widerstände des menschlichen Miteinanders eingeführt werden muss und kann, deren Schulungsaufwand ins Unermessliche geht, ist wertvernichtend. Eine Software, die sich eben nicht fließend in die Zusammenarbeit einfügt, erzeugt genau diese Reibungen, die für die Gemeinschaft und Zusammenarbeit schädlich sind. Solche Software empfehle ich nicht.

In der Zeit, in der Du dich mühevoll damit beschäftigst, die Software in die »Köpfe Deiner Mitarbeiter zu bringen« (welch schlimme, reaktive Geisteshaltung), habt ihr keine Zeit in kreative, wertschaffende Energie investiert. Zeit verschwendet, die Ihr in den Aufbau von Gemeinsamkeit und Verbundenheit und Wertschöpfung für den Kunden investieren hättet können. Natürlich trägt jede Verwandlung auch irgendwie eine schmerzhafte Komponente in sich. Keiner weiß das gerade besser als ich, der gerade mit verkürzten Bändern und Gelenken Pilates lernt. Schmerzhafte Wandlungen zum Positiven sind wertvoll; schmerzhafte Verwandlungen, die das Gesamtsystem hingegen nicht besser machen, sind schädlich und aufzehrend.

Alles was Zusammenarbeit (auch mit dem Kunden) hingegen erleichtert, die Deine handwerkliche Ausübung als Könner unterstützt, schafft Wert. Alles was dieses hingegen erschwert und fortwährend auf Widerstand trifft, gilt es zu achten und ist ein deutliches Signal dafür, dass es eine schädliche (oft unsichtbare) Wirkung für Dein Unternehmen hat. Und damit für die wohl schlimmste Form von Kosten sorgt: Die unsichtbaren Kosten der Reibung. Die sogenannten Transaktionskosten. Diese tauchen leider in keiner Kostenrechnung auf. Meinen jedoch nicht weniger als: In der Zeit, in der Du und Deine Mitarbeiter über die Zeiterfassung diskutiert und Euch geärgert habt, habt ihr Euren Kunden vergessen und keinen (!) Wert geschaffen. In dieser Zeit habt ihr Euren Fokus verloren. Verschwendet. Euch und Euren Kunden ist die Gelegenheit (Opportunität) für mehr Gewinn entgangen …

Jede Software, die diesen obigen Prinzipien widerspricht. Erzeugt im Unternehmen nur eines: Kosten. Kosten die nur anteilsmäßig die Lizenzgebühren darstellen. Sondern vielmehr in einem weit höheren Bereich die unsichtbaren Kosten, die bereits erwähnten Transaktionskosten, die Reibungsverluste, die in keinem »Controlling-Dashboard« dieser Welt auftauchen.

Unternehmerisches Handeln heißt Gewinne dort zu sehen wo andere sie nicht sehen. Und gerade das wollen doch Deine Kunden von Dir: Wachsamkeit gegenüber ihren Gewinnmöglichkeiten. Dafür brauchen Sie Dich! Dafür wertschätzen sie Dich!

Dient die Software Dir und Deinen Mitarbeitern, die wichtige und richtige Arbeit ohne Reibungsverluste zu tun? Oder sorgt sie genau für diese Reibungen und Schmerzen?